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【诚合益洞察】三层“WHY”深挖跨部门协同不畅的根因
时间:2024-06-26 17:00:48  来源:南京诚合益企业管理咨询有限公司



01

背景:什么阻碍了我们的美好梦想?


这是一家追求美好家居梦想的企业,一群朝气蓬勃、怀揣理想的年轻人汇聚一堂,他们努力为客户带去有品质、有品味的家居产品,点亮生活的美好。


初次接触T企业,我的脑海中是这样一幅画面。


但是深入到企业中,和大家一交流,我惊讶地发现,规模不算大的核心骨干团队,大家却有很多迷茫与委屈。


有人抱怨“货品明明看着有质量问题,但没人拍板如何解决”,有人吐槽“好不容易有产品好卖了,但是生产那边又供不上,白白浪费了机会”,而产品也很委屈,“我建议大家去尝试推的品,他们也没有及时播,结果别人卖的好”……


团队协同不畅可能是很多企业都会面临的问题。


对于中大型企业来说,这可能只是流程的某些环节运作的慢一些,并不会影响组织的核心产出,但对于成长型组织,核心骨干团队间如果存在明显协同卡点,在业绩倍速增长压力下,很可能出现流程停滞、产出障碍,不仅会影响组织的发展,甚至会带来组织的生存危机


作为咨询顾问,面对我所看到的协同卡点,我在思考,卡点背后深层的原因是什么?又该如何助力客户快速解决问题?



02

探寻:从“What”到“Why”层层挖掘


为了探寻协同卡点的真相,我们从表象“What“是什么开始,先澄清现状,然后再向下连续追问“WHY”,层层深入,直至找到问题的根源。


第一层:What(什么)——卡点是什么?


大家在访谈中提出各种沟通不畅的问题,其背后共同反映的问题是什么?


经过项目组对访谈记录详细整理,我们发现,一个共性反映是——团队在遇到难题时,很多事情议而不决,慢慢地大家都不太愿意来主动提出问题、解决问题,倾向于被动等待问题自然发展


这种情况下,有的时候,问题会被最后一环节人不得不出面解决,有的时候问题会发展到很严重才来专题关注解决。


第二层:Why(为什么)——为什么没人承担责任?


通过研究公司的组织架构与岗位职责,我们发现遇到难题的地方,往往是职责规定比较模糊的地方,在结构设计时没有清晰指出这件事谁应该拍板,谁应该负责。


第三层:Why(为什么)——为什么不做清晰的责任划定?


对于业务流程中的关键难点问题,并不是公司不想确定决策人、责任人,而是这些问题本身对于担负决策的岗位上的人能力要求非常高,现有团队成员大多是边干边学中成长,能力上还存在差距,因此就造成了一些重大决策缺乏有力的支撑和明确的拍板者的局面。


问题探寻到这里,似乎我们已经找到了组织结构与人员能力的深层次原因,可以就此去实施组织设计、人才培养,但我们又仔细揣摩一遍,心中不由生成这样一个疑问:


第四层:Why(为什么)——为什么之前岗位职责也不清晰、能力也不专业,大家还是愿意多担一些责任,而现在却不愿意多走一步?组织内还发生了什么?


带着这个疑问,我们去询问各位骨干,这时大家才说出心里真正的委屈。


前两三个月公司内有1位核心主管有一些不当行为,大家都觉得违反了组织前期倡导的价值观,和追求美好的理念不符。大家期待公司给予严肃查处,但是创始人对此似乎一直没有明确表态,这让大家对公司的表现从期待到失望,从而有些不再愿意多付出,更倾向于只做“份内之事”。


由此我们发现CEO和高层管理团队在关键时刻缺乏明确的表态和行动,带来骨干团队怀疑公司文化、理想,进而开始减少自身的投入和承诺。因此价值观模糊带来的信任危机,才是我们这次团队协同的本质原因。


03

真问题:结构设计、人员能力、信任危机


通过这一连串从“WHAT”到“WHY”的追问,我们逐渐揭开了案例企业关于跨部门协同卡点背后的真相:组织结构设计上的缺失、人员能力的不足以及底层信任的危机共同导致了团队协同的困境。这为我们后续制定解决方案提供了有力的依据和指导。



04

解决策略(HOW):自下而上,系统重塑团队协同


探寻原因要由表及里,层层深入,而解决问题则要自下而上,先解决底层原因——缓解底层信任危机,再依据解决方案所需要发挥作用的周期长短,在结构设计上建立决策、沟通机制,再通过人员能力培养及专业人员补充等方式,进一步提升组织协同力。


第一步,我们组织创始人与核心骨干团队重新回顾并优化价值观、行为标准,并将共识后的标准作为公司重大决策依据及员工行为规范。


通过坦诚的沟通与探讨,大家理解了前期创始人行动背后的一些思考,也共同明确了未来的行为标准,重新建立起共同事业追求的基础。


同时,我们也把新的价值观标准作为员工招聘录用、绩效评价、晋升发展、分红激励的参考依据,让大家看到公司对这些标准的重视。



第二步,围绕业务流程理清不同部门的核心职责定位,结合人员现状能力进行分段负责、集体决策等方式,为重点事项建立起明确的沟通协调与决策机制。属于部门内部可以明确的事项,将其确定为部门职责并赋予权限;属于决策影响面大、部门间交互界面较多的关键节点,建立专项决策小组,并明确对应部门交付责任及小组定期沟通机制,加强部门之间的沟通与协作,提高协同效率和决策质量。



第三步,针对人员能力专业性不足的问题,一方面梳理明确公司关键岗位能力标准要求,在内部实施能力培养行动计划,另一方面对紧急需要的岗位同步外招以加快专业能力补充提高。



经过一系列的改进措施实施,团队协同效率得到了显著提升。成员之间的沟通变得更加顺畅,问题议而能决,产品品质得到了有效保障。更重要的是,团队成员之间的信任关系得到了重建和巩固,整个团队呈现出积极向上的良好氛围。


从这个案例,我想告诉大家,表象的协同卡点往往背后隐藏着更深层次的问题。只有通过深入探查和追问,找到问题的根源所在,才能有针对性地制定解决方案。


同时,我们也需要意识到,协同问题的解决并非一蹴而就的事情,需要我们从多个层面入手,综合施策。只有这样,我们才能真正实现团队的协同发展和共赢。


END

撰写 | 周敬文

审稿| 孙晓平

审核 季阳

排版|李蓓


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